Но, к сожалению, данное техническое нововведение может усложнить жизнь не только работникам ИТ-службы, но и рядовым сотрудникам — участникам документооборота, так как изначально были неверно сформулированы цели внедрения ЭДО. Как же правильно сделать это и организовать работу так, чтобы система работала на компанию, а не против нее?
Традиционными сферами применения электронного документооборота являются автоматизация делопроизводства, внутрикорпоративный документооборот, коммерческий и бухгалтерский документооборот между организациями, межведомственное информационное взаимодействие.
Если для первых двух сфер — решаемые задачи направлены на контроль жизненного цикла документа: от создания и согласования проекта до его архивного хранения. То в том случае, когда задачи электронного документооборота сводятся к обмену электронными документами между организациями или ведомствами, приоритетное значение должно уделяться приданию юридической силы передаваемых документов, защите целостности и авторства при передаче, а также квитированию фактов отправки и доставки документов.
В системах обмена документы, как правило, оформляются в виде файлов, выгружаемых из финансово-учетных программ и систем электронного документооборота.
СЭД или система обмена документами?
Для удобства принятия решения можно составить сравнительную таблицу. Сначала необходимо определить для каждого вида документа следующие параметры:
- количество оформляемых документов в месяц;
- тип документа (передаваемый контрагенту или внутренний);
- срок хранения документа и затраты на оформление в бумажной форме и передачу;
- возможность оформления подлинника в электронной форме, с учетом законных ограничений и мнения ответственных сотрудников.
Затем исключить из таблицы те документы, которые не могут быть оформлены в электронной форме по закону, в отношении которых видится наибольшее отторжение ответственных сотрудников или у которых срок хранения свыше 15 лет.
После чего надо отсортировать таблицу с учетом количества оформляемых документов в месяц, затрат на оформление их в бумажном виде и расходов на передачу. Разделить таблицу на две части: первая — приоритетная задача, вторая — та, что можно отложить на некоторое время.
В чем разница?
Системы электронного документооборота широко представлены на рынке. Большинство из них отличаются значительными функциональными возможностями, позволяющими в полной мере автоматизировать процесс внутрикорпоративного документооборота в организации.
Однако для целей межкорпоративного и межведомственного обмена традиционные СЭД не всегда подходят, тому есть несколько причин: это и технологическое различие, и стоимость внедрения, и особенности эксплуатации СЭД. На помощь тут приходят «облегченные» версии — системы обмена документами.
Cравнение по затратам на проекты по внедрению типовой системы электронного документооборота и системы обмена документами на базе «КриптоТри»:
| Затраты | Система ЭДО | «КриптоТри» |
|---|---|---|
| Стоимость лицензии на одно рабочее место, включая средства ЭЦП | от 6000 рублей | 3400 рублей за комплект |
| Необходимость дополнительных программных компонент или их модернизация | СУБД, серверные операционные системы | не требуется |
| Необходимость дополнительных технических компонент или их модернизация | Серверы, телекоммуникационное оборудование | не требуется |
| Внедрение | от 600 рублей за чел/час и от 320 чел/час | не требуется, в комплекте организационно-распорядительные документы |
| Обучение | от 500 рублей за чел/час | не требуется, исключительная простота использования |
| Доработка при внедрении | чаще всего требуется, от 700 рублей за чел/час | не требуется |
Система обмена документами на базе комплекта «КриптоТри» позволяет обеспечить защищенный обмен документами с приданием им юридической значимости.
О решении «КриптоТри»
КриптоТри — это комплексный продукт, позволяющий обеспечить защищенный обмен электронными документами с приданием ему юридической значимости. В состав решения входит криптопровайдер СКЗИ «КриптоПро CSP» (продукт компании «КриптоПро»), ключевой носитель Рутокен (программно-аппаратное средство компании «Актив») и клиентское приложение «КриптоАРМ Стандарт» (решение компании «Цифровые технологии»).
На рабочем месте пользователя устанавливаются КриптоПро CSP, реализующий сертифицированные криптоалгоритмы, и КриптоАРМ для выполнения операций шифрования и электронной подписи. Ключи и сертификаты ключей подписей хранятся на электронном идентификаторе Рутокен для усиления защиты от доступа посторонних лиц и уменьшения рисков отказа от подписи. Решение универсально: его одинаково успешно можно использовать при обмене электронными документами, при архивном хранении документов, а также во внутрикорпоративных СЭД, CRM и ЕRP-системах.
Рассмотрим типичную ситуацию в практике организаций — процедуру подписания договора. Договор можно заключить в электронном виде, обеспечив юридическую значимость операции. Но для начала между организациями подписывается соглашение об использовании электронной цифровой подписи, в котором стороны обязуются принимать к исполнению и/или к сведению электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью. Соглашение превентивно (до исполнения электронных документов), оформляется в письменном виде и дает правовую возможность все последующее взаимодействие между собой вести в электронной плоскости.
Схема юридически значимого электронного документооборота с применением технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП) на базе решения «КриптоТри».
Для заключения договора выбираем файл электронного документа, к примеру, выгрузив его из внутрикорпоративной СЭД. Руководитель подписывает его своим личным сертификатом ключа подписи, затем шифрует с использованием сертификата ключа подписи руководителя второй организации. Подписанный и зашифрованный файл с договором отправляем по электронной почте.
Руководитель второй компании расшифровывает файл, проверяет легитимность электронной цифровой подписи, просматривает сам исходный документ и принимает решение о том, что тоже готов его подписать. С помощью «КриптоАРМ» он в уже подписанный файл с документом добавляет свою подпись, затем шифрует его и отправляет первой стороне.
В итоге — у обеих организаций будет храниться файл с текстом договора, подписанный руководителями компаний. Данный файл, как, например, традиционный договор в бумажном виде, можно приобщать к материалам суда в случае возникновения спорных ситуаций. Для успешного построения системы электронного документооборота, которая обеспечивала бы автоматизацию внутреннего делопроизводства, безопасность и юридическую значимость внешнего обмена документов, возможна комбинация СЭД и систем обмена документами.